第一章 總則
第一條 為了規(guī)范南都公益基金會(以下簡稱“基金會”)供應商管理,確保機構(gòu)采購的物資和服務性價比最優(yōu),同時保證項目高效、規(guī)范運作,特制定本制度。
第二條 本制度適用于機構(gòu)日常辦公和項目執(zhí)行所涉及的物資和服務類采購的供應商選擇與管理。
第三條 供應商管理原則:
(一)統(tǒng)一管理、規(guī)范運作、有效監(jiān)督;
(二)公開、公正、公平;
(三)強調(diào)性價比最優(yōu);
(四)不得損害基金會、受益人的利益和社會公共利益。
第二章 供應商選擇
第四條 供應商應為經(jīng)合法登記注冊的組織或具有某一方面專業(yè)技能的個人。
(一)合法登記注冊的法人實體,應具備下列條件:
1.具有獨立承擔民事責任的能力;
2.具有良好的商業(yè)信譽或社會公信力;
3.具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術(shù)能力;
4.有依法納稅的良好記錄;
5.無失信記錄。
(二)個人供應商應具備下列條件:
1.具有獨立承擔民事責任的能力;
2.具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技能。
第五條 供應商分為固定供應商和非固定供應商兩類。經(jīng)辦部門根據(jù)項目工作實際需求優(yōu)先選擇《固定供應商目錄》中的供應商。若《固定供應商目錄》無法挑選出適合工作需要的供應商,可另行選擇非固定供應商。
第六條 采購及供應商選擇程序
(一)采購固定資產(chǎn)、低值易耗品及員工福利
金額 | 非固定供應商 | 固定供應商 |
5000元(含)以下 | 無需比價,根據(jù)本制度第三條供應商管理原則采購 | |
5000元-5萬元(含) | 基于公開價格的三方比價 | 優(yōu)先選用固定供應商 |
5萬元以上 | 基于針對采購需求定制化報價的三方比價 |
(二)審計、法務、IT及財務服務類
金額 | 非固定供應商 | 固定供應商 |
5萬元(含)以下 | 基于公開價格的三方比價 | 優(yōu)先選用固定供應商 |
5萬元-30萬元(含) | 基于針對采購需求定制化報價的三方比價 | |
30萬元以上 | 競爭性磋商 |
(三)傳播用品設計及制作、新媒體開發(fā)和運維、公關(guān)、傳播服務、會展服務、攝影、攝像、速記等服務
金額 | 非固定供應商 | 固定供應商 |
1萬元(含)以下 | 無需比價,根據(jù)本制度第三條供應商管理原則采購 | |
1萬元-5萬元(含) | 基于公開價格的三方比價 | 優(yōu)先選用固定供應商 |
5萬元-30萬元(含) | 基于針對采購需求定制化報價的三方比價 | |
30萬元以上 | 競爭性磋商 |
(四)公益項目執(zhí)行、研究、評估、咨詢等服務
金額 | 非固定供應商 | 固定供應商 |
30萬元(含)以下 | 基于公開價格的三方比價,如需求為定制化服務需采用針對采購需求定制化報價的三方比價 | 優(yōu)先選用固定供應商 |
30萬元-50萬元(含) | 基于針對采購需求定制化報價的三方比價 | |
50萬元以上 | 競爭性磋商 |
(五)房屋設計裝修工程
金額 | 非固定供應商 | 固定供應商 |
50萬元(含)以下 | 基于針對采購需求定制化報價的三方比價 | 優(yōu)先選用固定供應商 |
50萬元以上 | 競爭性磋商 |
以上五類采購所有金額均為單次合同預算金額。任何項目不可為避免比價、競爭性磋商流程而對合同進行分解或以其他方式規(guī)避比價。
第七條 符合競爭性磋商、比價條件但具有下列情況之一的,可不采用競爭性磋商、比價方式,由經(jīng)辦人提出建議方式并書面報領(lǐng)導審批:
1.供應商或者服務提供者少于兩家,不能形成有效競爭的;
2.必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續(xù)從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額30%的;
3.特殊行業(yè)規(guī)定或因緊急救災等原因不適宜的。
第八條 供應商須提供的資料
(一)法人實體應提供以下資料:
1.機構(gòu)及團隊的專業(yè)資質(zhì):包括但不限于機構(gòu)簡介、注冊文件(包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼及稅務登記證等,復印件加蓋機構(gòu)公章)、團隊成員簡介及資質(zhì)證明等;
2.按采購需求提供的其他資料。
(二)個人應提供以下材料:
1.個人簡介(過往作品、主要技能證明等);
2.身份證正反面復印件;
3.按采購需求提供的其他資料。
第九條 采用三方比價方式的,應遵循以下程序:
(一)至少獲得三家報價,并填寫比價記錄表;
(二)評估各方的資質(zhì)、方案和報價,選擇性價比最優(yōu)的供應商;
(三)簽署含報價單的書面協(xié)議作為支付時的輔助文件。
第十條 采用競爭性磋商方式的,應遵循下列程序:
(一)達到競爭性磋商數(shù)額標準的采購項目,擬采用競爭性磋商采購方式的,采購人應當在采購活動開始前,報秘書長書面審批通過后開始實施。
(二)編制和發(fā)布磋商公告。磋商公告應當包括采購人的名稱、地點;采購項目的基本概括介紹、項目的預算、聯(lián)系人的姓名和電話;供應商資格條件;獲取磋商文件的時間、地點、方式;響應文件提交的截止時間和方式等。磋商公告在基金會官方媒介發(fā)布。
(三)制定磋商文件。磋商文件不得要求或標明供應商名稱或特定貨品的品牌,不得含有指向特定供應商的技術(shù)、服務等條件。磋商文件應當包括供應商資格條件、采購邀請、采購方式、采購預算、采購需求、評審程序、評審方法、評審標準、價格構(gòu)成或者報價要求、響應文件編制要求、磋商過程中可能實質(zhì)性變動的內(nèi)容、響應文件提交的截止時間以及合同草案條款等。
(四)審核供應商資質(zhì)。根據(jù)磋商公告中供應商資格條件的要求審核報名的供應商,確定提供磋商文件的供應商名單。
(五)向供應商提供磋商文件。需要邀請不少于3家符合資格條件的供應商參加磋商。接收響應文件的截止日期應自磋商文件發(fā)出之日起不少于10日。
采購人可以視采購項目的具體情況,組織供應商進行現(xiàn)場考察或召開磋商前答疑會,但不得單獨或分別組織只有一個供應商參加的現(xiàn)場考察和答疑會。
供應商應當按照磋商文件的要求編制響應文件,并對其提交的響應文件的真實性、合法性承擔法律責任。供應商應當在磋商文件要求的截止時間前,將響應文件電子版加密送達指定郵箱。在截止時間后送達的響應文件為無效文件,采購人應當拒收。供應商在提交響應文件截止時間前,可以對所提交的相應文件進行補充、修訂或撤回,并書面通知采購人。補充、修改的內(nèi)容作為響應文件的組成部分。補充、修改的內(nèi)容與響應文件不一致的,以補充、修改的內(nèi)容為準。
(六)成立競爭性磋商小組。磋商小組由采購經(jīng)辦人和相關(guān)負責人共3人以上單數(shù)組成。若項目涉及特殊技術(shù)或行業(yè)要求,應邀請相關(guān)專家參與磋商小組工作。評審專家應當遵守評審工作紀律,不得泄露評審情況和評審中獲悉的商業(yè)秘密。
(七)初審。磋商小組成員應當按照客觀、公正、審慎的原則,根據(jù)磋商文件規(guī)定的評審程序、評審方法和評審標準進行獨立評審。未實質(zhì)性響應磋商文件的響應文件按無效響應處理,磋商小組應當告知提交響應文件的供應商。
磋商小組在對響應文件的有效性、完整性和響應程度進行審查時,可以要求供應商對響應文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文字和計算錯誤的內(nèi)容等作出必要的澄清、說明或者更正。供應商的澄清、說明或者更正不得超出響應文件的范圍或者改變響應文件的實質(zhì)性內(nèi)容。供應商的澄清、說明或者更正應當以書面形式作出,并且由法定代表人或其授權(quán)代表簽字或者加蓋公章。由授權(quán)代表簽字的,應當附法定代表人授權(quán)書。供應商為自然人的,應當由本人簽字并附身份證明。
磋商小組對響應文件進行綜合評分,按照綜合得分由高到低順序確定至少3家供應商參加現(xiàn)場磋商。
(八)現(xiàn)場磋商。磋商小組所有成員集中與單一供應商分別進行磋商,并給予所有參加磋商的供應商平等的磋商機會。在磋商過程中,磋商的任何一方不得透露與磋商有關(guān)的其他供應商的技術(shù)資料、價格和其他信息。
(九)確定成交供應商。磋商結(jié)束后,磋商小組應當要求所有實質(zhì)性響應的供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交最后報價,提交最后報價的供應商不得少于2家,如果最后報價的供應商未報價,按照其磋商響應文件中的報價為準。最后報價是供應商響應文件的有效組成部分。
磋商小組對提交最后報價的供應商的響應文件和最后報價進行綜合評分,按照評審得分由高到低順序推薦成交候選供應商,并編寫評審報告。評審得分相同的,按照最后報價由低到高的順序推薦。評審得分且最后報價相同的,按照技術(shù)指標優(yōu)劣順序推薦。
評審報告應當由磋商小組全體人員簽字認可。磋商小組成員對評審報告有異議的,磋商小組按照少數(shù)服從多數(shù)的原則推薦成交候選供應商,采購程序繼續(xù)進行。對評審報告有異議的磋商小組成員,應當在報告上簽署不同意見并說明理由,由磋商小組書面記錄相關(guān)情況。磋商小組成員拒絕在報告上簽字又不書面說明其不同意見和理由的,視為同意評審報告。
采購經(jīng)辦人按照磋商小組簽字確定的評審報告所示,從成交候選供應商名單中按排序順序確定成交供應商,同時向成交供應商發(fā)出成交通知書,并將成交結(jié)果在基金會官方媒介上公告。
(十)與成交供應商簽訂書面協(xié)議。
第三章 供應商的日常管理與監(jiān)督
第十一條 確定具體供應商后應與其簽訂書面協(xié)議。采購物資或服務的經(jīng)辦人負責與供應商在服務期間的溝通,確保供應商依據(jù)書面協(xié)議按時保質(zhì)完成相應服務。
第十二條 服務驗收完成后,經(jīng)辦人應及時記錄供應商服務效果等記錄,包括但不限于服務品質(zhì)、交付日期、策劃創(chuàng)意、溝通能力、現(xiàn)場執(zhí)行和日常配合等方面的信息。相關(guān)記錄由綜合運營部統(tǒng)一收集保存。
第十三條 綜合運營部負責組織對固定供應商的年度評價。年度評價是指以年度為周期對固定供應商做綜合評估,每年年底一次。綜合運營部收集各部門對固定供應商的評價,在此基礎(chǔ)之上確定是否保留其在《固定供應商目錄》的資格,報秘書長審批。
第十四條 年度供應商評價期間,可以新增固定供應商。新增固定供應商需滿足以下條件:
(一)至少與基金會合作兩次;
(二)且每次都能達到基金會相應物資采購或服務提供的要求;
(三)經(jīng)辦人評價該供應商可繼續(xù)長期合作。
第十五條 固定供應商連續(xù)合作3年后,應進行重新比價后方可進入《固定供應商目錄》。比價包括不限于對供應商的質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面的綜合考核,以持續(xù)優(yōu)化《固定供應商目錄》的持續(xù)優(yōu)化,確保采購物資和服務的成本效益。
第四章 部門職責
第十六條 綜合運營部負責供應商的歸口管理,包括供應商電子及紙質(zhì)檔案管理、固定供應商服務效果記錄、固定供應商年度評價和更新《固定供應商目錄》。
第十七條 各經(jīng)辦部門負責收集供應商信息,監(jiān)督管理供應商日常工作開展,并及時做好供應商服務結(jié)束后的評價工作。如需開展競爭性磋商,由經(jīng)辦部門負責相關(guān)組織工作,確保流程的公正、透明與高效。
第五章 附則
第十八條 本制度解釋權(quán)屬基金會秘書處。經(jīng)基金會理事會審議通過,自公布之日起實施執(zhí)行。
南都公益基金會
2024年12月5日