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第一章 總則
第一條 依據(jù)《中華人民共和國慈善法》、《基金會管理條例》、《慈善組織信息公開辦法》和《南都公益基金會章程》的相關(guān)規(guī)定，為保障南都公益基金會（以下簡稱“基金會”）對項目的規(guī)范管理，確保項目運行的合法、規(guī)范、高效，特制定本管理制度。
第二條 本制度適用于依據(jù)《南都公益基金會章程》開展的公益慈善項目。
第三條 基金會的項目管理分為戰(zhàn)略規(guī)劃、品牌項目和具體項目三個層級。
（一）基金會戰(zhàn)略規(guī)劃是業(yè)務(wù)和項目規(guī)劃的基本依據(jù)。
（二）品牌項目基于基金會戰(zhàn)略規(guī)劃制定，周期一般較長，在一個或持續(xù)幾個戰(zhàn)略規(guī)劃周期內(nèi)保持穩(wěn)定。
（三）具體項目從屬于品牌項目，以品牌項目的年度工作計劃和預(yù)算為依據(jù)設(shè)立具體項目。
第四條 基金會的項目運作模式分為資助類、運作類和混合類。
（一）資助類：支持合作伙伴發(fā)起的公益項目，由合作伙伴按照基金會審核通過的項目方案執(zhí)行。該類項目管理參照本制度內(nèi)容執(zhí)行。
（二）運作類：基金會自行操作實施的項目，通過比價、競爭性磋商程序?qū)ふ业谌綑C(jī)構(gòu)提供相應(yīng)服務(wù)。該類項目管理參照《供應(yīng)商管理制度》執(zhí)行。
（三）混合類：包含資助類和運作類項目，按照其具體項目運作模式分別管理。
第五條 本制度包括對項目管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、項目立項、項目實施、項目評估、項目提前終止與結(jié)項、項目財務(wù)管理、項目信息公開、項目檔案管理等方面的規(guī)定。
第二章 項目管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第六條 理事會是基金會最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，在項目管理中的職責(zé)包括：
（一）審議、批準(zhǔn)基金會戰(zhàn)略規(guī)劃和品牌項目；
（二）審議、批準(zhǔn)品牌項目的年度工作計劃及預(yù)算；
（三）審議、批準(zhǔn)《南都公益基金會項目管理制度》。
第七條 秘書處對項目管理負(fù)全責(zé)，秘書處下設(shè)項目部和綜合運營部，配備專職人員，行使項目管理職責(zé)，具體包括：
（一）秘書長負(fù)責(zé)基金會項目管理的日常組織領(lǐng)導(dǎo)，在項目管理中的職責(zé)包括：
1.組織制定基金會戰(zhàn)略規(guī)劃；
2.組織制定品牌項目的年度工作計劃及預(yù)算；
3.審批項目的立項、實施、調(diào)整、提前終止、結(jié)項；
4.組織基金會項目管理制度的制定與落實；
5.安排、檢查和指導(dǎo)項目管理的工作。
（二）項目部是項目管理的執(zhí)行部門，主要職責(zé)包括：
1.負(fù)責(zé)基金會戰(zhàn)略規(guī)劃中業(yè)務(wù)策略的落地實施和品牌項目長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃的制定；
2.負(fù)責(zé)具體項目的調(diào)研、研發(fā)、設(shè)計、執(zhí)行、監(jiān)測、評估、總結(jié)等全流程管理工作；
3.負(fù)責(zé)具體項目的財務(wù)管理，確保資金合法合規(guī)地有效使用；
4.負(fù)責(zé)與項目利益相關(guān)方的聯(lián)絡(luò)溝通和信息反饋，維護(hù)和拓展合作伙伴關(guān)系；
5.負(fù)責(zé)與項目捐贈方的聯(lián)絡(luò)溝通，向捐贈方及時報告項目進(jìn)展和資金使用情況；
6.負(fù)責(zé)項目的信息公開、品牌傳播、項目檔案、知識管理等工作。
（三）綜合運營部負(fù)責(zé)提供財務(wù)管理、人力資源、信息公開、行政支持和品牌傳播等方面的服務(wù)與管理工作。
第三章 項目立項
第八條 根據(jù)《南都公益基金會章程》，基金會立項應(yīng)遵循的基本原則是：
（一）符合基金會章程的有關(guān)規(guī)定；
（二）符合機(jī)構(gòu)使命、價值觀及戰(zhàn)略；
（三）綜合考慮項目的公益性、可行性和有效性。
第九條 戰(zhàn)略規(guī)劃中的品牌項目長遠(yuǎn)規(guī)劃經(jīng)理事會通過后，項目負(fù)責(zé)人對品牌項目做整體立項，經(jīng)秘書長審批通過后，由項目負(fù)責(zé)人根據(jù)品牌項目年度計劃開展具體項目的執(zhí)行。
第十條 品牌項目的整體立項完成后，具體項目根據(jù)不同的項目運作模式采取相應(yīng)的立項流程：
（一）資助類項目
1.通過公開渠道招募或定向邀請潛在合作伙伴提交項目建議書或概念書，由項目部指派項目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與申請機(jī)構(gòu)溝通、完善項目建議書或概念書，必要時開展適當(dāng)?shù)捻椖壳捌谡{(diào)研；
2.項目經(jīng)辦人準(zhǔn)備項目相關(guān)資料上報資助決策會，資助決策會參照《南都公益基金會資助決策會工作指南》執(zhí)行；
3.已有固定篩選標(biāo)準(zhǔn)和流程的項目無須提至資助決策會；
4.經(jīng)資助決策會評估，獲得通過后，項目經(jīng)辦人提交包含項目建議書的項目立項申請,經(jīng)項目負(fù)責(zé)人和秘書長審批通過。
（二）運作類項目
項目經(jīng)辦人制定項目計劃書、預(yù)算等提交項目立項申請，由項目負(fù)責(zé)人和秘書長審批。立項審批通過后，根據(jù)《南都公益基金會供應(yīng)商管理制度》確定服務(wù)供應(yīng)商。
（三）混合類項目
項目經(jīng)辦人制定項目計劃書、預(yù)算等提交項目立項申請，由項目負(fù)責(zé)人和秘書長審批。立項審批通過后，按子項目運作模式分別管理。
第十一條 有外部捐贈資金的項目，在立項時需列明外部資金來源，外部資金需單獨核算管理。
1.外部捐贈資金來自境內(nèi)的，按照《南都公益基金會接受捐贈管理辦法》實施；
2.外部捐贈資金來自境外的，除境內(nèi)資金管理要求外，還需按照《南都公益基金會“三重一大”事項決策制度》和民政部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行事前報告。
第十二條 涉及到以下兩種特殊情況，報理事會審批后立項開展。
（一）如因內(nèi)外部情況變化，需在理事會審批通過的年度工作計劃以外設(shè)立開展項目，由秘書處向理事會報告，經(jīng)理事會審議通過后方可立項開展；
（二）緊急的救災(zāi)類項目，由秘書處向理事會報告后先開展，后補(bǔ)齊立項程序。
第四章 項目實施
第十三條 基金會對項目按照協(xié)議約定進(jìn)行監(jiān)管，確保項目資金按時到位、項目按照協(xié)議執(zhí)行、達(dá)到預(yù)期效果。
第十四條 由基金會與合作伙伴簽署項目協(xié)議，明確約定項目的預(yù)期目標(biāo)、項目內(nèi)容、考核指標(biāo)、付款條件、項目經(jīng)辦人、各方的責(zé)任以及違約責(zé)任等，并把項目協(xié)議作為基金會檢查項目執(zhí)行情況、項目驗收及撥付項目資金的主要依據(jù)。
第十五條 項目執(zhí)行過程中，實行項目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)制度，對項目實施進(jìn)行全過程監(jiān)管。其主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)項目協(xié)議的執(zhí)行，落實項目資金的足額到位；組織項目的具體執(zhí)行；負(fù)責(zé)項目的日常跟進(jìn)、監(jiān)測和財務(wù)管理；及時向基金會報告項目執(zhí)行情況及其跟進(jìn)情況。
第十六條 基金會項目監(jiān)測體系分別是日常監(jiān)測、階段性監(jiān)測和第三方監(jiān)測。
1.日常監(jiān)測：由項目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)，隨時跟進(jìn)項目進(jìn)展，記錄項目執(zhí)行情況、溝通情況及活動開展情況。
2.階段性監(jiān)測：根據(jù)項目協(xié)議內(nèi)容，合作伙伴按周期提交階段性報告，項目經(jīng)辦人定期檢查監(jiān)督項目執(zhí)行情況，評估項目的工作成效和預(yù)算執(zhí)行情況，處理項目執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，與合作伙伴溝通反饋，推進(jìn)實現(xiàn)項目的預(yù)期目標(biāo)。
3.第三方監(jiān)測：基金會每年選取部分項目，委托第三方機(jī)構(gòu)對合作伙伴的項目資金使用和內(nèi)部治理情況進(jìn)行合規(guī)檢查。
第十七條 項目調(diào)整。項目在實施過程中，根據(jù)項目內(nèi)外部情況、受益人需求或合作伙伴本身發(fā)生重大調(diào)整等各種變化可以適時調(diào)整項目。項目調(diào)整由合作伙伴提出申請，由項目經(jīng)辦人報項目負(fù)責(zé)人和秘書長審批后方可執(zhí)行。項目總預(yù)算、合作主體和項目主要內(nèi)容等條款發(fā)生重大變更調(diào)整時，須與合作伙伴簽署補(bǔ)充協(xié)議。
第五章 項目評估
第十八條 評估目的。項目終期評估是對項目的設(shè)計、實施和管理等進(jìn)行全過程的回顧與總結(jié)，旨在全面評價項目的執(zhí)行情況和實施效果，總結(jié)項目經(jīng)驗和存在的問題，為未來同類項目提供參考和借鑒。
第十九條 評估形式?；饡捻椖拷K期評估分為內(nèi)部評估和第三方評估兩種形式。原則上所有項目都應(yīng)開展內(nèi)部評估。對于重大公益慈善項目或有特殊需求的項目，可邀請外部獨立第三方開展項目評估，由項目經(jīng)辦人根據(jù)項目資金及項目需求制定評估計劃，報項目負(fù)責(zé)人和秘書長審批后執(zhí)行。
第二十條 評估內(nèi)容。項目評估基于項目問責(zé)和項目學(xué)習(xí)的目的，對于項目的管理機(jī)制、實施過程與產(chǎn)出、項目效果及影響、項目經(jīng)驗與不足、主要問題及改進(jìn)意見等進(jìn)行定性和定量的調(diào)查與分析，形成評估報告。
第六章 項目提前終止與結(jié)項
第二十一條 項目提前終止是項目非正常終止的情況，具體包括：
1.合作伙伴未根據(jù)項目建議書實施項目，且并未給予合理解釋的；
2.合作伙伴沒有根據(jù)項目預(yù)算適當(dāng)使用項目資金，將資金挪作它用；
3.合作伙伴發(fā)生重大合規(guī)風(fēng)險，并拒不改正的；
4.合作伙伴拒不提供或提供虛假的項目報告、財務(wù)報告和其他項目資料的；
5.因不可抗力，經(jīng)基金會與合作伙伴勤勉努力后項目仍無法繼續(xù)實施的。
第二十二條 項目提前終止流程。遇到項目非正常終止的情況，項目經(jīng)辦人應(yīng)立即停止支付剩余項目資金，及時終止項目的執(zhí)行，并根據(jù)事件的影響程度，與基金會管理層、財務(wù)、法務(wù)以及合作伙伴共同協(xié)商是否需要合作伙伴退還已經(jīng)撥付但尚未投入使用的項目資金，或明確該筆資金的后續(xù)用途。所有協(xié)商過程須以郵件、會議記錄等方式書面記錄，由項目經(jīng)辦人提出終止申請，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人和秘書長依次審批后，在法務(wù)的指導(dǎo)下簽署項目終止協(xié)議。
第二十三條 項目結(jié)項流程。項目執(zhí)行完成后，項目經(jīng)辦人根據(jù)與合作伙伴簽署的協(xié)議內(nèi)容，對項目進(jìn)行檢查和驗收，審核合作伙伴提交的結(jié)項報告、財務(wù)報告、項目產(chǎn)出、評估報告（如有）等，并與合作伙伴溝通反饋，如項目有剩余資金，需與合作伙伴溝通剩余資金的用途。在此基礎(chǔ)上，項目經(jīng)辦人提交項目結(jié)項關(guān)閉申請以及合作伙伴提交的結(jié)項材料，經(jīng)項目負(fù)責(zé)人和秘書長依次審批通過后，項目正式結(jié)項關(guān)閉。
第七章 項目財務(wù)管理
第二十四條 嚴(yán)格按照《基金會管理條例》、《民間非營利組織會計制度》等有關(guān)法律法規(guī)以及《南都公益基金會財務(wù)管理制度》《南都公益基金會項目財務(wù)指引》對項目資金進(jìn)行規(guī)范化管理。
第二十五條 項目審批后，基金會根據(jù)項目協(xié)議中約定的撥付原則向合作伙伴撥款；合作伙伴應(yīng)對基金會資助的資金?？顚Ｓ?，以項目預(yù)算為基本依據(jù)組織、協(xié)調(diào)項目活動及安排開支；合作伙伴應(yīng)定期向基金會提交項目資金使用情況報告和項目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度表，報告項目財務(wù)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行差異等財務(wù)信息。結(jié)項時如項目資金有剩余，由項目經(jīng)辦人與合作伙伴溝通確認(rèn)剩余資金的使用方向，并報項目負(fù)責(zé)人和秘書長審批通過后執(zhí)行。
第二十六條 項目預(yù)算如有重大調(diào)整，合作伙伴應(yīng)報基金會項目經(jīng)辦人審核批準(zhǔn)，具體標(biāo)準(zhǔn)可參考《南都公益基金會項目財務(wù)指引》執(zhí)行。
第二十七條 加強(qiáng)對項目資金的管理，及時建立、健全內(nèi)控制度。本著勤儉節(jié)約、高效使用的原則管理項目資金，按照項目進(jìn)度分次撥款，確保資金支出合法、合規(guī)、合理，財務(wù)數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、完整，以及項目財務(wù)檔案健全有效。
第二十八條 按照捐贈人和相關(guān)部門要求對項目進(jìn)行專項審計。
第八章 項目信息公開
第二十九條 按照《慈善法》、《慈善組織信息公開辦法》和《南都公益基金會信息公開制度》相關(guān)規(guī)定，基金會在品牌項目立項和結(jié)束時，應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一信息平臺“慈善中國”向社會公開項目的名稱和內(nèi)容等有關(guān)情況，每年在《年度工作報告》中公開項目進(jìn)展情況。
第三十條 信息公開要體現(xiàn)“真實、完整、及時”的原則。涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的信息以及捐贈人、志愿者、受益人不同意公開的姓名、名稱、住所、通訊方式等信息，不得公開。
第三十一條 綜合運營部負(fù)責(zé)提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)籌信息公開相關(guān)工作，項目部負(fù)責(zé)提供項目相關(guān)信息并核對項目信息公開情況。
第九章 項目檔案管理
第三十二條 項目經(jīng)辦人是項目檔案管理的第一責(zé)任人，所有項目均需建立檔案進(jìn)行管理。項目負(fù)責(zé)人是項目檔案管理的監(jiān)督者。項目經(jīng)辦人應(yīng)及時做好檔案整理和歸類建檔，項目負(fù)責(zé)人定期檢查項目資料歸檔情況。
第三十三條 項目資料歸檔要做到及時、完整、統(tǒng)一、規(guī)范。項目檔案包含文檔、照片、音頻、視頻等形式，包括但不限于以下內(nèi)容：
1. 項目檔案歸檔目錄：根據(jù)立項項目實際存檔資料調(diào)整；
2. 項目論證、立項：項目建議書、項目預(yù)算、立項報告、協(xié)議等，協(xié)議原件在簽署后交基金會綜合運營部統(tǒng)一存檔，項目部留存協(xié)議的掃描電子文檔；
3. 項目實施：項目階段性報告、活動報告、階段性產(chǎn)出等；
4. 項目變動：項目和預(yù)算調(diào)整、項目提前終止等申請和審批材料；
5. 項目總結(jié)：項目產(chǎn)出、 項目結(jié)項報告、項目財務(wù)報告、第三方審計報告（如有）等；
6. 項目監(jiān)測與評估（含項目影響力、社會效益）：項目部出差報告、監(jiān)測報告、階段性報告和結(jié)項報告等審批材料、評估報告（如有）。
第三十四條 項目檔案的管理按照《南都公益基金會檔案管理辦法》執(zhí)行。
第十章 附則
第三十五條 本制度解釋權(quán)屬基金會秘書處，經(jīng)基金會理事會審議通過，自發(fā)布之日起實施執(zhí)行。
南都公益基金會
2024年12月5日
