- info@nandu.org.cn
- 010-51656856
-
南都微信
編者按：
“你我伙伴性教育課程”（簡稱“你我伙伴”）是好公益平臺上的一款優(yōu)質(zhì)公益產(chǎn)品。近年來，你我伙伴的年服務(wù)規(guī)模實現(xiàn)了數(shù)十倍增長，而對團隊負責(zé)人張耀華來說，規(guī)?；⒉皇且货矶偷?，這中間經(jīng)歷了無數(shù)反思和再出發(fā)。張耀華計劃在你我伙伴的規(guī)?；瘜嵺`基礎(chǔ)上撰寫系列文章，分享經(jīng)驗，提出問題，與行業(yè)伙伴交流和共勉。
項目運營的數(shù)字化需求
在你我伙伴的項目場景中，教師是用戶，我們需要向教師提供課程資源，并通過教師的授課反饋和記錄監(jiān)測課程產(chǎn)品的規(guī)?；M展。
在這個項目場景中，我們的數(shù)字化需求可以概括為“既要、又要、還要、且要”。
· 既要：讓教師比較容易獲取課程資源，跟上課程版本的快速迭代，始終使用最新版本的課程。
· 又要：保護課程的知識產(chǎn)權(quán)，使課程設(shè)計不會被輕易修改。
· 還要：幫助教師在使用過程中主動、及時做好授課反饋和記錄。
· 且要：上述這些功能最好能集成在一起，避免跨平臺操作。
數(shù)字化建設(shè)的預(yù)算規(guī)模往往在數(shù)十萬左右，這類預(yù)算并不直接作用于受益人，所以并不容易獲得資助方的資助。我們決定首先從市場中的現(xiàn)有產(chǎn)品來選擇或?qū)⒉煌漠a(chǎn)品搭配使用，希望能滿足上述需求，但發(fā)現(xiàn)真的沒有合適的產(chǎn)品。
例如，如果使用加密U盤（當(dāng)時是2015年左右），雖然比較好地保護了知識產(chǎn)權(quán)，但是不僅成本比較高，而且當(dāng)課程內(nèi)容有更新時很難及時同步到每一位教師。如果通過網(wǎng)盤鏈接，雖然成本不高，獲取也相對方便，但課程有更新時只能靠教師自己主動更新，很容易導(dǎo)致教師使用的課程文件版本不是最新的，而且需要提供課程源文件（即教案和課件PPT、動畫視頻等），很難做好知識產(chǎn)權(quán)保護，課程被抄襲甚至是斷章取義地修改的可能性非常大，會對課程的口碑和質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響。
另外，在當(dāng)時的技術(shù)手段下，如果不是定制化開發(fā)，很難在同一個工具內(nèi)既提供課程文件，又收集授課反饋數(shù)據(jù)。對于許多數(shù)字素養(yǎng)能力并不高的教師來說，要跨多個平臺操作，弄懂這些平臺的使用很麻煩，課程投放、收集數(shù)據(jù)、監(jiān)測統(tǒng)計亟需流程化和自動化的工具來集中管理。
在明確項目運營的核心需求、用戶及其使用場景后，我們決定本著先主后次、先開發(fā)核心需求再錦上添花的順序，逐步開發(fā)一個專門的網(wǎng)站（教學(xué)系統(tǒng)）。于是，我們開始了項目運營的數(shù)字化進階之路，并經(jīng)歷了1.0到3.0三個版本的迭代變化。
想象的數(shù)字化和真實使用之間的差異
我們姑且把1.0版本稱之為“將就能用版”。在這個版本中，受限于當(dāng)時的技術(shù)手段，我們提供了課程的源文件，并且以在網(wǎng)站上直接下載的方式呈現(xiàn)。任何人均可以注冊教師個人賬號，通過教師個人賬號分別在授課前后填寫授課計劃和授課反饋；注冊和登錄、課程文件獲取、授課計劃和反饋的填寫都可以在網(wǎng)站中一站式完成，并通過個人賬號形成屬于自己的軌跡。
在隨后推廣的過程中，由于沒有解決課程文件知識產(chǎn)權(quán)保護的問題，出現(xiàn)了大量教師修改課件內(nèi)容、自行調(diào)整課程設(shè)計的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響課程質(zhì)量，甚至出現(xiàn)了掐頭去尾，篡改課程動畫視頻和在網(wǎng)絡(luò)上出售課程動畫視頻的現(xiàn)象。
填寫授課計劃和反饋的部分也備受詬病，人人都可以注冊賬號，課程提供源文件，課程等同于是完全開源的，對使用者沒有任何約束力，因此“填寫授課計劃和反饋”成為一個并沒有發(fā)揮作用的功能，并且由于授課前要先填寫授課計劃，授課后再填寫授課反饋，本意是想監(jiān)測和跟蹤教師的授課進度，但由于計劃常常發(fā)生變化，重復(fù)填寫和前后驗證反倒成為了教師的負擔(dān)。
我們意識到，即使是定制化開發(fā)，實際使用也和想象有許多差異，還要不時修修補補，數(shù)字化建設(shè)并不是一次性的投入，而是長期投入。除了不斷迭代功能、修補bug帶來的技術(shù)開發(fā)和維護費用外，每年根據(jù)使用量還會產(chǎn)生域名、服務(wù)器、云存儲等信息費用，一旦開始，到后期項目對系統(tǒng)越來越依賴、用戶也形成了習(xí)慣的時候，就很難停下來。
同時，數(shù)字化應(yīng)該緊密圍繞項目目標(biāo)，為項目目標(biāo)的實現(xiàn)服務(wù)，匹配項目的運營流程。例如，項目希望在實施監(jiān)測中收集什么數(shù)據(jù)，顆粒度細到什么程度，需要更謹(jǐn)慎的考慮，項目運營的情況會在數(shù)字化開發(fā)的流程和用戶的體驗上得到即時的反饋。
從數(shù)字化實踐看項目運營流程的改進
2.0版本有了很大的改進。我們找到了把課程PPT文件打包和加密制作的方法，在網(wǎng)站上直接播放課程PPT，教師只需要訪問網(wǎng)站并打開課件就可以直接授課，無需再下載課件，而且每次打開就是更新到最新版的課程內(nèi)容；下載后的課件文件也是加密保護的，知識產(chǎn)權(quán)的問題得到了很好的解決。
在“填寫授課記錄”功能上的改進大大激勵了教師填寫授課反饋的主動性。我們?nèi)サ袅颂顚懯谡n計劃的環(huán)節(jié)，增加了多個功能設(shè)置來“激活”教師，促進教師在授課后主動、及時填寫授課記錄。增加的功能包括在系統(tǒng)首頁顯示全國范圍內(nèi)每一位教師的授課數(shù)據(jù)，以瀑布流的形式顯示教師授課記錄的實時動態(tài)；設(shè)置積分規(guī)則，填寫授課記錄可以獲取積分，積分可以兌換禮物，下載課件也需要使用積分；即時存儲教師填寫過的數(shù)據(jù)，下一次填寫時可直接調(diào)用，免去一些內(nèi)容重復(fù)填寫的負擔(dān)。這些數(shù)字化的手段不僅從項目管理角度提升了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，更提升了教師對志愿服務(wù)成果的可視化、群體認(rèn)同和激勵性。
但是，這一版本的網(wǎng)站在使用中反映出多處項目運營流程上的問題。
例如，這一版本仍然開放了賬號的注冊，任何人都可以注冊賬號和取得課件，這與落地伙伴的合作機制出現(xiàn)了比較大的沖突——不論是否要跟你我伙伴通過復(fù)雜流程建立合作關(guān)系，都可以獲得核心課程技術(shù)，同時獲取門檻太低，造成了大量的“僵尸賬號”，使我們對規(guī)?；倪M度做出了錯誤的判斷。
另一個例子是授課記錄中的時間的填寫需要具體到秒，這對于數(shù)據(jù)分析并沒有太多作用，而且必填選項過多，導(dǎo)致教師的工作負擔(dān)過重。另外，教師填寫的“授課地點（學(xué)校）”字段數(shù)據(jù)并沒有在全網(wǎng)站數(shù)據(jù)中去重，例如同樣是XX市第三實驗小學(xué)，有人寫作“XX市三小”，有人寫作“XX三實小”，出現(xiàn)了大量的重復(fù)數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)的統(tǒng)計上存在很大的誤差。
另外，你我伙伴的合作伙伴數(shù)量迅速增加到三位數(shù)，教師用戶數(shù)量多達數(shù)千名，快速增長的需求和我們的團隊較小的人員規(guī)模是不匹配的。當(dāng)時并沒有在網(wǎng)站中建立“你我伙伴—落地伙伴—教師”的三級管理關(guān)系，教師的授課數(shù)據(jù)都是個體的、分散的，需要人工識別、拆分、整理、統(tǒng)計和分析，這占用了你我伙伴團隊人員的大量工作時間，也不利于建立落地伙伴對教師的管理和實時跟蹤關(guān)系。
促進數(shù)字化為實現(xiàn)項目目標(biāo)服務(wù)
3.0版本著重在數(shù)據(jù)統(tǒng)計和授權(quán)機制上進行了迭代。
在數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面，一是精簡了數(shù)據(jù)收集時的字段，只收集最需要的核心數(shù)據(jù)；二是對授課地點等數(shù)據(jù)全面去重，避免重復(fù)數(shù)據(jù)；三是增加了對時間、地點等若干項統(tǒng)計分析模塊；四是對接騰訊公益小紅花功能的接口。
在授權(quán)機制方面，數(shù)字化系統(tǒng)和這一時期你我伙伴的合作推廣機制匹配對應(yīng)起來。一是將完全開放注冊制改為注冊后審核授權(quán)制；二是建立了“你我伙伴—落地伙伴—教師”的三級對應(yīng)管理關(guān)系，所有有意愿合作的組織都需要先成為你我伙伴授權(quán)的落地合作伙伴后，才會被分配1個機構(gòu)管理賬號和若干個教師賬號權(quán)限；三是建立了差異化的課程內(nèi)容授權(quán)機制，簡單來說就是你我伙伴可以根據(jù)合作的需求，使用不同的課程素材組合成課程包，再將其授權(quán)給限定的機構(gòu)和教師使用，理論上可以使每個機構(gòu)和教師都看到不同的課程內(nèi)容。
在授權(quán)機制上從零門檻到審核授權(quán)的變化，一定程度上提升了你我伙伴課程的價值，也刺激了落地合作伙伴的積極性，使他們有了管理的主動權(quán)，將你我伙伴的工作人員從直接面對一線教師的管理工作中解放出來。
3.0版本的系統(tǒng)，基本回應(yīng)和滿足了當(dāng)初“既要、又要、且要、還要”的需求，你我伙伴通過課程系統(tǒng)，不僅為200多家落地伙伴和上萬名教師用戶提供課程資源，也收集授課反饋記錄，減少落地伙伴重復(fù)統(tǒng)計的文書工作，團隊人員規(guī)模也沒有進一步擴大，許多人工流程得到了釋放，這或許就是數(shù)字化建設(shè)最核心的價值。
數(shù)字化之路總結(jié)
首先，盡管公益組織的伙伴不是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專家，但我們絕對是最懂公益項目和受益對象的人，做數(shù)字化建設(shè)和開發(fā)應(yīng)該以項目團隊為主體，在供應(yīng)商的幫助下更好地梳理出符合實際需要的需求文檔，避免當(dāng)“甩手掌柜”——只提供預(yù)算和空泛的要求，而不緊密的參與開發(fā)過程和積極的提供反饋。在開發(fā)過程中也應(yīng)該積極主動地尋求受益人或用戶的體驗反饋，并根據(jù)反饋修改。
其次，我們認(rèn)為不容忽視的是供應(yīng)商關(guān)系到數(shù)字化建設(shè)的成果呈現(xiàn)，選擇一個合適的供應(yīng)商非常重要。考慮到公益組織的預(yù)算和使用量級等因素，選擇一個中小型信息技術(shù)供應(yīng)商，一方面有利于控制預(yù)算，另一方面在開發(fā)和維護過程中的響應(yīng)速度也會更快一些，在此基礎(chǔ)上要建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，避免頻繁地更換供應(yīng)商，以免頻繁交接導(dǎo)致后續(xù)供應(yīng)商對開發(fā)迭代的過程不熟悉、交接有漏洞等產(chǎn)生一系列問題。
另外，數(shù)字化不僅是一個軟件、工具或開發(fā)一個網(wǎng)站，數(shù)字化開發(fā)必須要為實現(xiàn)項目目標(biāo)服務(wù)。對于公益服務(wù)來說就必須考慮用戶所處地域的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)覆蓋情況、用戶的數(shù)字素養(yǎng)能力、使用數(shù)字化工具給用戶增加的成本負擔(dān)等情況。由于許多公益項目覆蓋的仍然較多是經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，因此在使用一些較新的技術(shù)或強制升級時也要更加謹(jǐn)慎，向下兼容的門檻要低一些。
數(shù)字化使團隊協(xié)作更高效
在課程推廣復(fù)制的過程中，團隊協(xié)作也面臨許多挑戰(zhàn)，隨著課程的落地復(fù)制點增多，團隊規(guī)模變大，大量的差旅工作和多地工作，內(nèi)部的協(xié)作和溝通成本在增加，行政工作也迅速增多。在團隊協(xié)作方面，運用數(shù)字工具可以有效提升協(xié)作效率。你我伙伴嘗試過市場上的許多優(yōu)質(zhì)工具，在此給大家做一個分類推薦（沒收他們廣告費）：
o 文檔協(xié)作，實現(xiàn)團隊實時協(xié)同編輯工作文件、共享數(shù)據(jù)和項目進展、收集文檔內(nèi)容反饋意見，共享會議討論記錄等需求，可以使用石墨文檔、騰訊文檔、飛書文檔等。
o 團隊檔案庫和知識庫，實現(xiàn)團隊工作檔案、公用文件、資料庫的實時同步、存檔，可以省去U盤拷貝和上傳下載的麻煩，使團隊所有人的電腦設(shè)備文件保持一致，推薦使用堅果云、騰訊云企業(yè)網(wǎng)盤、百度網(wǎng)盤。
o OA，實現(xiàn)行政和財務(wù)電子化審批功能，可以遠程審批、簽名審批，可以使用企業(yè)微信和釘釘，公益組織預(yù)算和財務(wù)管理尤其推薦使用恩友云預(yù)算系統(tǒng)。
o 內(nèi)外部溝通和同步，可以實現(xiàn)團隊和客戶聊天和通訊錄管理，在職和離職交接，統(tǒng)一的日程、郵件管理等等，可以使用企業(yè)微信、釘釘和飛書。
o 合同和文書電子化管理，實現(xiàn)合同文書電子審批、數(shù)字證書簽章。推薦使用騰訊電子簽，可以蓋騎縫章，設(shè)置不同的角色身份和權(quán)限，與微信有聯(lián)通，方便使用。
o 騰訊技術(shù)公益推出的“數(shù)字工具箱”，為公益組織提供多種技術(shù)工具的付費版功能，可以利用不同工具的組合搭配來滿足自身的需求。
盡管這篇文章是很個體視角的一段經(jīng)驗，但我依然想說，公益組織應(yīng)該積極擁抱數(shù)字化。我們的資金太有限了，人員太寶貴了，數(shù)字化不僅是一個工具，可以幫助我們提升效率，放大有限資源的價值，也是一種思維，幫助我們改善項目運營的流程，為實現(xiàn)解決社會問題的目標(biāo)服務(wù)。
